Mengelola hasil online meeting sering kali menjadi tantangan, terutama ketika durasi meeting tersebut berjalan dalam waktu yang cukup panjang dan melibatkan banyak peserta. Karenanya, pengguna juga harus memahami cara ubah rekaman meeting menjadi action items dengan Gemini AI lewat fitur "Take notes for me" yang tersedia di Google Meet.
Walaupun pengguna Google Meet bisa mendapatkan hasil rekaman meeting dengan mudah, namun beberapa penggunanya masih ada yang memutar ulang rekaman meeting untuk memastikan tidak ada informasi yang terlewat. Mencatat action items setelah meeting tentu bisa memakan waktu dan berisiko ada yang terlewat, terutama dengan cara manual.
Kini, pekerjaan tersebut dapat dibantu secara cepat oleh Gemini AI yang telah terintegrasi dengan Google Meet. Gemini AI memiliki fitur yang mampu mengidentifikasi poin-poin penting hingga menyusun daftar tugas atau action items secara otomatis.
Untuk itu, memahami cara ubah rekaman meeting menjadi action items dengam Gemini AI sangat dibutuhkan untuk meningkatkan produktivitas kerja, salah satunya dengan proses merekap merekap hasil meeting yang lebih cepat.
BACA JUGA: 10 AI untuk Mencari Jurnal Ilmiah dengan Cepat dan Akurat
Cara Ubah Rekaman Meeting Menjadi Action Items dengan Gemini AI yang Mudah Dilakukan
Hasil rekaman meeting tidak perlu lagi dicatat secara manual dengan menonton ulang rekamannya. Hal ini karena kini telah hadir fitur "Take notes for me" sebagai fitur pencatatan otomatis yang siap membantu penyusunan alur diskusi, mengenali topik pembahasan, serta mencatat keputusan penting yang muncul selama rapat berlangsung.
1. Mengaktifkan Fitur Takes Notes
Kini, Gemini AI sudah terintegrasi dengan Google Meet. Namun, Gemini AI tidak otomatis aktif begitu saja untuk semua orang yang ingin menggunakannya.
Akibatnya, sering kali peserta rapat di Google Meet tidak dapat melihat opsi "Take notes for me" saat meeting berlangsung. Maka dari itu, fitur "Take notes for me" harus diaktifkan terlebih dahulu oleh admin. Simak langkah-langkahnya berikut ini!
- Buka konsol Admin
- Klik Aplikasi
- Pilih Google Meet
- Pilih Setelan Gemini
- Klik Pencatatan dengan AI Google
- Centang bagian "Izinkan peserta menggunakan pencatatan dengan AI Google dalam rapat"
- Klik Simpan
Dengan langkah tersebut, siapa pun yang hadir rapat di Google Meet dapat mencatat segala pembahasan rapat dengan AI.
2. Menggunakan Fitur saat Rapat di Google Meet
Setelah fitur Take Notes diaktifkan oleh admin, fitur tersebut dapat digunakan di Google Meet kamu. Adapun tahapan menggunakannya di Google Meet sebagai berikut.
- Mulai atau Gabung Rapat: Pastikan bahasa yang digunakan saat rapat merupakan bahasa yang mendukung berfungsinya fitur ini, misalnya bahasa Inggris.
- Buka Panel AI: Panel ini biasanya terletak di pojok kanan bawah dan berada dalam menu aktivasi. Kamu bisa gunakan fitur ini selama rapat berlangsung.
- Mulai Mencatat: Klik tombol "Take notes for me".
- Konfirmasi: Peserta rapat dapat melihat pemberitahuan bawa AI yang mereka gunakan di Google Meet sedang mencatat. Selain itu, peserta juga dapat melihat indikator bahwa rapat sedang direkam hingga dicatat.
Peserta rapat juga tidak perlu khawatir karena Gemini akan otomatis menangkap poin penting dan action items. Peserta juga bisa tetap berdiskusi seperti biasa, sementara AI akan mencatat masalah yang didiskusikan.
3. Cara Mengakses Catatan
Google Meet merupakan wadah yang ditujukan untuk berbagai keperluan yang dilakukan secara kolaboratif. Hal tersebut didukung dengan Google Meet yang memiliki kemampuan untuk mendistribusikan catatan meeting dengan cepat. Tentunya, catatan tersebut dapat diakses kepada rekan kerjamu dengan cara berikut.
- Penerima Otomatis: Setelah meeting berakhir, Gemini akan membuat sebuah dokumen Google Docs secara otomatis yang berisikan hasil catatan meeting.
- Cek Email: Penyelenggara meeting (organizer) dan orang yang memulai meeting lewat menekan tombol "Start" nantinya akan menerima email dari Google yang berisi link ke dokumen tersebut. Email tersebut didapatkan setelah meeting selesai.
- Lokasi File: Google Drive secara otomatis akan menyimpan dokumen tersebut di dalam folder "Meet Recordings" atau "My Drive" miliki penyelenggara rapat.
4. Cara Membagikan Catatan
Cara ubah rekaman meeting menjadi action items dengan Gemini AI tentunya mampu memberikan jaminan bahwa setiap hasil dari rapat tidak hanya sekadar pembahasan atau ajang meramu ide secara lisan, tetapi terdokumentasi dengan baik dalam format yang profesional. Berikut cara membagikan catatan meeting kepada rekan kerja yang mengikuti meeting di Google Meet.
- Buka dokumen Google Docs tersebut.
- Klik tombol "Share" (Bagikan) di pojok kanan atas.
- Masukkan alamat Gmail rekan yang ingin kamu kirimi catatan.
- Atur izin akses (viewer, commenter, atau editor).
- Klik "Send" (Kirim).
5. Menyalin Hasil Transkrip secara Manual
Bagi pengguna yang memiliki rekaman meeting dalam bentuk video, Gemini AI juga dapat dimanfaatkan selama rekaman tersebut memiliki transkrip atau didukung oleh fitur analisis AI di Google Workspace.
Hal ini menjadi alternatif selain memanfaatkan fitur otomatis Gemini AI. Berikut ini langkah-langkah yang bisa kamu aplikasikan untuk menyalin hasil transkrip secara manual dengan Gemini AI.
- Salin seluruh isi transkrip ke Gemini AI
- Berikan instruksi dengan prompt manual yang memuat hal-hal penting, seperti ringkasan meeting, daftar keputusan, action items lengkap dengan penanggung jawab dan tenggat waktunya apabila informasi tersebut disebutkan dalam diskusi.
Langkah ini merupakan salah satu cara ubah rekaman meeting menjadi action items dengan Gemini AI yang jauh lebih praktis dibandingkan harus menonton ulang video berdurasi panjang.
Cara ini sangat membantu ketika rekaman berasal dari platform lain yang belum memiliki integrasi langsung dengan Gemini AI. Selama isi percakapannya tersedia dalam bentuk teks, Gemini tetap mampu menganalisis konteks pembicaraan dan menyusun hasil yang terstruktur sepanjang apapun durasi dari rekaman meeting tersebut.
BACA JUGA: 7 Aplikasi AI Terbaik 2026 untuk Produktivitas, Belajar, dan Kerja
Meeting Lebih Lancar Berkat Gemini AI yang Didukung dengan Paket Internet XL Ultra 5G!
Implementasi teknologi Gemini AI terbukti mampu meringankan beban kerja dengan waktu menyelesaikan pekerjaan yang lebih cepat, terutama dalam merapikan notulen meeting yang biasanya dilakukan secara manual.
Cara ubah rekaman meeting menjadi action items dengan Gemini AI merupakan langkah yang mencerminkan optimalisasi platform digital yang memungkinkan pekerjaan tetap mampu dilakukan secara optimal dan efisien, sesulit apapun sebuah pekerjaan tersebut.
Dengan memanfaatkan fitur "Take notes for me" secara optimal, setiap anggota tim tidak perlu khawatir lagi karena fitur ini dapat membantu merapikan alur kerja yang sinkron, transparan, dan berfokus pada hasil yang menyukseskan keberhasilan organisasi di masa depan.
Untuk memastikan proses eksplorasi Gemini AI ini berjalan mulus tanpa gangguan, kamu dapat mengandalkan koneksi internet dari Paket Internet XL ULTRA 5G+. Dengan kualitas jaringan 5G tercepat se-Indonesia dan kuota hingga 250 GB, proses mengunggah rekaman rapat di Gemini AI tentunya akan jauh lebih cepat.
Terlebih lagi, paket ini juga menawarkan manfaat lainnya, seperti klaim akses Paket Plus dari Google Gemini secara gratis. Dengan Paket Plus, kamu dapat lebih mudah merangkum rekaman meeting, menerjemahkan dokumen, hingga menyusun email lanjutan dari rapat dengan jauh lebih cepat dengan memanfaatkan Gemini 3.1 Pro.
Yuk, segera download aplikasi myXL dan langganan sekarang juga supaya kamu bisa fokus kerja tanpa harus pusing menghadapi koneksi internet yang lemot!
